Privacybeleid

Deze pagina legt uit welke persoonsgegevens Machinegeist verwerkt, waarom, en wat u van ons kunt vragen. Dat gaat over twee dingen: deze website, en de manier waarop we zelf contact zoeken met mogelijke klanten. Op de website: geen cookies, geen trackingscripts, bezoekersstatistieken zonder persoonlijke profielen, en wat u in een formulier invult, gebruiken we om u te antwoorden. Kreeg u van ons een e-mail, een bericht of een telefoontje zonder dat u ons eerst contacteerde, lees dan vooral "Wanneer we u zakelijk benaderen" en "Uw recht van bezwaar".

Wie is verantwoordelijk

Machinegeist BV · BE 1042.323.495

Zetel: Lindestuk 15, 9032 Gent, België. Hebt u een vraag over privacy of een verzoek over uw gegevens? Schrijf naar privacy@machinegeist.ai.

Geen cookies, geen trackingscripts

Deze website plaatst geen cookies en bewaart niets in de lokale opslag van uw browser. Ze laadt geen tracking- of advertentiescripts, en daarom ziet u ook geen cookiebanner. Onze lettertypes staan op onze eigen site, dus bij het openen van een pagina gaat er geen verzoek naar een externe lettertypedienst.

Hoe we bezoekers meten

We willen weten via welke kanalen bezoekers op de site terechtkomen, zonder iemand te volgen. Onze meting gebeurt in eigen beheer, zonder cookies en op onze server.

Wanneer u een pagina opent, bepaalt onze server via welk kanaal u binnenkwam, bijvoorbeeld een campagnelink, een advertentie, een andere website of een rechtstreeks bezoek. Daarna voegt hij een korte, ondertekende bezoekcode toe aan de links op de pagina. U ziet die als de parameter v in de URL. De code bevat alleen de herkomst van uw bezoek (verkeersbron, campagne, landingspagina en tijdstip) en willekeurige bezoeknummers. Ze bevat geen persoonsgegevens en wordt niet in uw browser bewaard. Na 24 uur krijgt u een nieuwe.

Voor elke paginaweergave stuurt onze server gegevens over het bezoek naar een dienst voor webstatistieken, gehost in de EU, die ze in onze opdracht verwerkt: de pagina en de verwijzende pagina, uw browser, besturingssysteem en soort toestel, uw taal, uw IP-adres en de herkomst uit de bezoekcode. Die dienst gebruikt het IP-adres alleen om een bezoeker één keer per dag te tellen, met een hash die elke dag verandert en niet terug te rekenen is, en om het land te bepalen. De dienst bewaart het IP-adres niet. Wij zien alleen samengevoegde statistieken.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te begrijpen via welke kanalen bezoekers komen, zonder cookies te gebruiken.

We delen geen gegevens met advertentieplatformen, en we verkopen geen gegevens.

Wanneer u een formulier invult

Dit geldt voor het contactformulier, de formulieren om een gids aan te vragen (de gids over AI-notetakers en de gids over lokale AI) en de formulieren op de domeinen waarvan we e-mail versturen. Wanneer u er een verstuurt, ontvangen we:

• uw e-mailadres, en uw telefoonnummer en bericht als u die invult
• welk formulier u gebruikte
• de bezoekherkomst die hierboven beschreven staat: verkeersbron, campagne, landingspagina en tijdstip van uw eerste bezoek
• het land dat onze hostingdienst uit uw verzoek afleidt

We bewaren dit in onze databank, gehost in de EU, en de oprichters krijgen er een melding van in een besloten groep van een berichtendienst. Voor de formulieren op machinegeist.ai melden we de inzending ook aan de dienst voor webstatistieken, met de naam van het formulier, de verkeersbron en de campagne, maar zonder uw e-mailadres of wat u invulde.

Het contactformulier en de formulieren op de domeinen waarvan we e-mail versturen, controleren ook of een mens ons schrijft: voordat een formulier verstuurd kan worden, geeft een dienst voor botbescherming in de EU uw browser een kleine puzzel, die uw browser zelf oplost. Die dienst ontvangt daarvoor uw IP-adres en gegevens over uw browser; hij plaatst geen cookies en bewaart niets in uw browser.

De gidsformulieren aanvaarden alleen zakelijke e-mailadressen. Wanneer u een gids aanvraagt, mailen we u de pdf via een e-maildienst buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Die doorgifte steunt op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie en op standaardcontractbepalingen.

Via het formulier op een domein waarvan we e-mail versturen, kunt u ons ook vragen u niet meer te schrijven. Zie “Uw recht van bezwaar” hieronder.

Rechtsgrond: stappen die we op uw verzoek zetten voor een mogelijke overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden en onze formulieren vrij te houden van geautomatiseerd misbruik.

AI-maturiteitsscan en een gesprek plannen

De AI-maturiteitsscan (/scan) is een formulier van een formulierendienst in de EU, ingebed in onze pagina. Wat u daar invult, wordt verwerkt volgens de voorwaarden van die dienst, en uw antwoorden komen bij ons terecht zodat een oprichter uw resultaat kan nakijken.

Een gesprek plant u in via een afsprakenpagina van een agendadienst buiten de EER.

Hosting

De website en onze server draaien op het netwerk van een dienstverlener voor hosting en netwerk buiten de EER. Die verwerkt IP-adressen om de site te leveren en te beschermen tegen misbruik.

Wanneer we u zakelijk benaderen

Machinegeist zoekt zelf contact met beslissers bij middelgrote bedrijven in België en Nederland, om onze eigen diensten voor te stellen. Daarvoor verwerken we professionele gegevens over u die we niet van u zelf kregen. Dit deel geldt voor u als u van ons een eerste e-mail, een eerste LinkedIn-bericht of een telefoontje kreeg, en ook als u in onze databank van mogelijke klanten staat zonder dat we u al contacteerden.

Welke gegevens

• uw naam, en het adres en het nummer van uw LinkedIn-profiel
• uw professionele gegevens zoals ze op uw profiel staan: uw functie, uw werkgever, uw loopbaan, uw locatie en wat u over uzelf schrijft
• uw openbare activiteit op LinkedIn, zoals uw posts, uw reacties en het volgen van onze bedrijfspagina, en hoe u met een oprichter verbonden bent
• uw zakelijk e-mailadres en of het bereikbaar is, en als we u willen bellen uw mobiele nummer, met de datum en de uitkomst van de opzoeking
• de beoordeling door een taalmodel die hieronder beschreven staat, met de motivering
• voorbereidende notities: wat publiek over u en uw bedrijf bekend is, en als we u willen bellen een korte belnota voor wie belt
• onze contactmomenten: onze berichten en telefoontjes, uw antwoorden, de uitkomst van een gesprek, de data en onze notities

Gegevens over uw werkgever, zoals sector en omvang, gebruiken we om te bepalen of het bedrijf bij ons aanbod past.

Waar de gegevens vandaan komen

• professionele netwerken zoals LinkedIn: uw profiel en uw activiteit daar
• zoekmachines en openbare websites, onder meer over uw bedrijf
• aanbieders van zakelijke contactgegevens: uw zakelijk e-mailadres en, als we u willen bellen, uw mobiele nummer

Zoekmachines en openbare websites zijn openbare bronnen. Van LinkedIn gebruiken we wat u er zelf zichtbaar maakt.

Waarom, en op welke rechtsgrond

We gebruiken deze gegevens om u als mogelijke klant te benaderen, per e-mail, via LinkedIn of telefonisch, met een voorstel dat over uw eigen functie gaat, en om bij te houden wanneer we met u contact hadden.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG) om onze diensten voor te stellen aan de bedrijven en de mensen voor wie ze relevant zijn. We wogen dat belang af tegen het uwe. We benaderen alleen mensen in hun professionele rol, over een domein waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn, en we gebruiken gegevens over uw werk, en om u te bellen uw mobiele nummer. Een mens keurt elk bericht goed, en één antwoord volstaat om geen berichten meer te krijgen. U kunt die afweging bij ons opvragen via privacy@machinegeist.ai.

Beoordeling door een taalmodel

Voor een mens uw gegevens ziet, laten we een taalmodel beoordelen of uw functie en uw bedrijf passen bij de mensen voor wie onze diensten bedoeld zijn. Dat is profilering in de zin van artikel 4, punt 4 AVG. Alleen een oprichter kan u als contact opnemen. De beoordeling heeft voor u geen rechtsgevolgen en treft u niet op een vergelijkbare manier; er is geen geautomatiseerd besluit in de zin van artikel 22 AVG.

We gebruiken een taalmodel ook om te beoordelen waarover openbare posts gaan, en om de belnota voor te bereiden.

U kunt altijd bezwaar maken tegen deze beoordeling. Hoe, staat hieronder bij “Uw recht van bezwaar”.

Een mens keurt elk bericht goed

Een oprichter beslist of we u als contact opnemen, en keurt daarna elk bericht goed. De opvolgberichten van een reeks keurt de oprichter goed voor de reeks start. We schrijven u in de naam van een oprichter, en een oprichter voert elk telefoongesprek zelf.

Wie de gegevens ontvangt

Deze soorten dienstverleners ontvangen gegevens van ons:

• diensten die gegevens verzamelen en aanvullen: profielen en activiteit ophalen uit professionele netwerken, zakelijke contactgegevens opzoeken en het web doorzoeken (in de EU en buiten de EER)
• aanbieders van taalmodellen, voor de beoordeling, de belnota en het AI-hulpmiddel waarmee de oprichters werken (in de EU en buiten de EER)
• diensten voor het versturen van e-mail, en de mailboxen waarvan we u schrijven en waarin uw antwoorden aankomen (buiten de EER)
• databankhosting (de gegevens staan in de EU; de dienstverlener zit buiten de EER)
• diensten voor de opslag van bestanden en configuratie en voor werkplanning (onder meer buiten de EER)
• een berichtendienst voor meldingen aan de oprichters (opslag in de EU)

Een deel van deze dienstverleners verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Voor die doorgiften bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of verwijzen de dienstverleners in hun voorwaarden naar de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt een kopie van die waarborgen opvragen via privacy@machinegeist.ai.

We verkopen geen gegevens, en we geven ze niet door aan andere bedrijven voor hun eigen doeleinden.

Uw recht van bezwaar

U kunt op elk moment, kosteloos en zonder reden bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor prospectie, en tegen de beoordeling door het taalmodel die daarbij hoort. Dat kan op vier manieren:

• antwoord STOP op een e-mail van ons (een ander antwoord waarin u vraagt dat we stoppen, telt ook)
• schrijf naar privacy@machinegeist.ai
• gebruik het formulier op de pagina van het domein waarvan we u schreven
• zeg het tijdens een telefoongesprek met ons

We bevestigen uw bezwaar per e-mail, en binnen 48 uur benaderen we u niet meer, niet per e-mail, niet via LinkedIn en niet telefonisch (de wettelijke termijn is één maand). Uw e-mailadres en het adres van uw LinkedIn-profiel houden we daarna alleen bij om te controleren dat we u niet opnieuw benaderen.

Zegt u tijdens een gesprek dat we u niet meer mogen bellen, dan bellen we u niet meer. Komt uw profiel later opnieuw binnen via een van onze bronnen, dan kan het taalmodel het nog beoordelen, maar dat leidt niet tot een nieuw contact.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Formulierinzendingen: zolang we ze nodig hebben om uw aanvraag op te volgen, en niet langer dan 24 maanden na ons laatste contact.
• Bezoekersstatistieken: bewaard als samengevoegde, gepseudonimiseerde gegevens zolang ons account bij de dienst voor webstatistieken bestaat.
• Prospectie, als we u nooit contacteerden: 12 maanden na het verzamelen. Daarna verwijderen we uw gegevens, of beoordelen we opnieuw of u nog bij ons aanbod past.
• Prospectie, als we u contacteerden en u niet antwoordde: 2 jaar na onze laatste poging. Daarna verwijderen we uw gegevens, of zetten we ze in een archief dat we niet meer actief gebruiken.
• Na een bezwaar of uitschrijving: binnen 48 uur uit elk actief gebruik, en uiterlijk binnen één maand. Uw e-mailadres en het adres van uw LinkedIn-profiel blijven zonder einddatum bewaard, alleen om u nooit opnieuw te benaderen. Uw overige gegevens gebruiken we niet meer; ze vallen verder onder de termijnen hierboven, tenzij u om wissing vraagt.
• Back-ups van onze databank bewaren we 12 weken. Een verwijdering bereikt de back-ups dus uiterlijk na 12 weken.
• Na een verzoek tot wissing verwijderen we de gegevens in onze databank die alleen over u gaan. In ons logboek van contactmomenten halen we uw naam en de verwijzing naar u weg, en bij een telefoontje ook het gebelde nummer en de notities; de datum, het kanaal en het bedrijf blijven staan. We bewaren een onomkeerbare vingerafdruk (een hash) van uw e-mailadres en van het adres van uw LinkedIn-profiel, uitsluitend om u te weigeren als een van onze bronnen u opnieuw aanlevert.

Uw rechten

U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens, ook in de bron ervan, op verbetering en wissing ervan, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid van uw gegevens. Om een van die rechten uit te oefenen, schrijft u naar privacy@machinegeist.ai. We antwoorden binnen een maand. Wat een wissing inhoudt, staat hierboven bij “Hoe lang we gegevens bewaren”.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woont of werkt u in Nederland, dan kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen aan dit beleid

Wanneer de manier waarop Machinegeist met persoonsgegevens omgaat verandert, passen we deze pagina aan, en ook de datum bovenaan.