Politique de confidentialité

Cette page explique quelles données personnelles Machinegeist traite, pourquoi, et ce que vous pouvez nous demander. Elle couvre deux choses : ce site, et la manière dont nous prenons nous-mêmes contact avec des clients potentiels. Sur le site : aucun cookie, aucun script de suivi, des statistiques de visite sans profils personnels, et ce que vous saisissez dans un formulaire nous sert à vous répondre. Si vous avez reçu de notre part un e-mail, un message ou un appel sans nous avoir contactés d'abord, lisez surtout « Lorsque nous vous contactons à titre professionnel » et « Votre droit d'opposition ».

Qui est responsable

Machinegeist BV · BE 1042.323.495

Siège : Lindestuk 15, 9032 Ghent, Belgique. Pour toute question sur la confidentialité ou toute demande concernant vos données, écrivez à privacy@machinegeist.ai.

Ce site ne dépose aucun cookie et n’enregistre rien dans le stockage local de votre navigateur. Il ne charge aucun script de suivi ou publicitaire, c’est pourquoi vous ne voyez pas de bandeau cookies. Nos polices de caractères sont hébergées sur notre propre site : l’ouverture d’une page n’envoie donc aucune requête à un service de polices.

Comment nous mesurons l’audience

Nous voulons savoir par quels canaux les visiteurs arrivent sur le site, sans suivre personne. Notre mesure est gérée par nos soins, sans cookies, et se fait sur notre serveur.

Lorsque vous ouvrez une page, notre serveur détermine par quel canal vous êtes arrivé, par exemple un lien de campagne, une publicité, un autre site ou une visite directe. Il ajoute ensuite un court code de visite signé aux liens de la page, visible dans l’URL sous la forme du paramètre v. Ce code contient uniquement l’origine de votre visite (source du trafic, campagne, page d’arrivée et heure) et des numéros de visite aléatoires. Il ne contient aucune donnée personnelle et n’est pas enregistré dans votre navigateur. Un nouveau code est émis après 24 heures.

Pour chaque page vue, notre serveur envoie des données sur la visite à un service de statistiques web hébergé dans l’UE, qui les traite pour notre compte : la page et la page de provenance, votre navigateur, votre système d’exploitation et le type d’appareil, votre langue, votre adresse IP et l’origine indiquée par le code de visite. Ce service utilise l’adresse IP uniquement pour compter un visiteur une seule fois par jour, au moyen d’une empreinte (hash) qui change chaque jour et ne peut pas être inversée, et pour déterminer le pays. Il ne conserve pas l’adresse IP. Nous ne voyons que des statistiques agrégées.

Base juridique : notre intérêt légitime à comprendre par quels canaux arrivent les visiteurs, sans utiliser de cookies.

Nous ne partageons aucune donnée avec des plateformes publicitaires, et nous ne vendons aucune donnée.

Lorsque vous remplissez un formulaire

Cela concerne le formulaire de contact, les formulaires de demande de guide (le guide sur les outils de prise de notes IA et le guide sur l’IA locale) et les formulaires des domaines depuis lesquels nous envoyons des e-mails. Lorsque vous en envoyez un, nous recevons :

votre adresse e-mail, ainsi que votre numéro de téléphone et votre message si vous les indiquez
le formulaire que vous avez utilisé
l’origine de la visite décrite ci-dessus : source du trafic, campagne, page d’arrivée et heure de votre première visite
le pays que notre hébergeur déduit de votre requête

Nous enregistrons ces données dans notre base de données, hébergée dans l’UE, et les fondateurs en sont avertis dans un groupe privé d’une messagerie. Pour les formulaires de machinegeist.ai, l’envoi est également signalé au service de statistiques web, avec le nom du formulaire, la source du trafic et la campagne, mais sans votre adresse e-mail ni ce que vous avez saisi.

Le formulaire de contact et les formulaires des domaines depuis lesquels nous envoyons des e-mails vérifient aussi qu’une personne nous écrit : avant l’envoi, un service de protection contre les robots, établi dans l’UE, donne à votre navigateur un petit calcul que celui-ci résout lui-même. Ce service reçoit pour cela votre adresse IP et des informations sur votre navigateur ; il ne dépose aucun cookie et n’enregistre rien dans votre navigateur.

Les formulaires de demande de guide n’acceptent que des adresses e-mail professionnelles. Lorsque vous demandez un guide, nous vous envoyons le PDF par l’intermédiaire d’un service d’envoi d’e-mails établi en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Ce transfert repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne et sur des clauses contractuelles types.

Le formulaire d’un domaine depuis lequel nous envoyons des e-mails vous permet aussi de nous demander de ne plus vous écrire. Voir « Votre droit d’opposition » ci-dessous.

Base juridique : des mesures prises à votre demande avant un éventuel contrat, et notre intérêt légitime à vous répondre et à protéger nos formulaires contre les abus automatisés.

Scan de maturité IA et prise de rendez-vous

Le scan de maturité IA (/scan) est un formulaire d’un service de formulaires établi dans l’UE, intégré à notre page. Ce que vous y saisissez est traité selon les conditions de ce service, et vos réponses nous parviennent afin qu’un fondateur puisse relire votre résultat.

La prise de rendez-vous se fait sur une page de rendez-vous d’un service d’agenda établi hors de l’EEE.

Hébergement

Le site et notre serveur tournent sur le réseau d’un prestataire d’hébergement et de réseau établi hors de l’EEE. Ce prestataire traite les adresses IP pour diffuser le site et le protéger contre les abus.

Lorsque nous vous contactons à titre professionnel

Machinegeist prend elle-même contact avec des décideurs de moyennes entreprises en Belgique et aux Pays-Bas, pour présenter ses propres services. Pour cela, nous traitons des données professionnelles vous concernant que nous n’avons pas reçues de vous. Cette partie vous concerne si vous avez reçu de notre part un premier e-mail, un premier message LinkedIn ou un appel téléphonique, et aussi si vous figurez dans notre base de clients potentiels sans que nous vous ayons encore contacté.

Quelles données

votre nom, ainsi que l’adresse et le numéro de votre profil LinkedIn
vos données professionnelles telles qu’elles figurent sur votre profil : votre fonction, votre employeur, votre parcours, votre localisation et ce que vous écrivez sur vous-même
votre activité publique sur LinkedIn, comme vos publications, vos commentaires et le fait de suivre notre page d’entreprise, ainsi que votre degré de relation avec un fondateur
votre adresse e-mail professionnelle et le fait qu’elle puisse recevoir des messages et, si nous voulons vous appeler, votre numéro de mobile, avec la date et le résultat de la recherche
l’évaluation par un modèle de langage décrite ci-dessous, avec sa justification
des notes préparatoires : ce qui est publiquement connu sur vous et votre entreprise et, si nous voulons vous appeler, une courte note d’appel pour la personne qui appelle
nos prises de contact : nos messages et nos appels, vos réponses, le résultat d’un appel, les dates et nos notes

Nous utilisons des données sur votre employeur, comme le secteur et la taille, pour déterminer si l’entreprise correspond à notre offre.

D’où viennent les données

des réseaux professionnels comme LinkedIn : votre profil et votre activité sur ce réseau
des moteurs de recherche et des sites web publics, notamment au sujet de votre entreprise
des fournisseurs de coordonnées professionnelles : votre adresse e-mail professionnelle et, si nous voulons vous appeler, votre numéro de mobile

Les moteurs de recherche et les sites web publics sont des sources publiques. Sur LinkedIn, nous utilisons ce que vous y rendez vous-même visible.

Pourquoi, et sur quelle base juridique

Nous utilisons ces données pour vous contacter en tant que client potentiel, par e-mail, sur LinkedIn ou par téléphone, avec une proposition qui concerne votre propre fonction, et pour garder une trace de nos contacts avec vous.

Base juridique : notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, f) du RGPD) à présenter nos services aux entreprises et aux personnes pour lesquelles ils sont pertinents. Nous avons mis cet intérêt en balance avec le vôtre. Nous ne contactons que des personnes dans leur rôle professionnel, au sujet d’un domaine dont elles sont elles-mêmes responsables, et nous utilisons des données relatives à votre travail, ainsi que votre numéro de mobile pour vous appeler. Une personne approuve chaque message, et une seule réponse suffit pour ne plus en recevoir. Vous pouvez nous demander cette mise en balance à privacy@machinegeist.ai.

Évaluation par un modèle de langage

Avant qu’une personne voie vos données, nous faisons évaluer par un modèle de langage si votre fonction et votre entreprise correspondent aux personnes auxquelles nos services s’adressent. Il s’agit d’un profilage au sens de l’article 4, point 4) du RGPD. Seul un fondateur peut vous ajouter comme contact. L’évaluation ne produit aucun effet juridique à votre égard et ne vous affecte pas de manière significative de façon similaire ; il n’y a pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.

Nous utilisons aussi un modèle de langage pour évaluer le sujet de publications publiques et pour préparer la note d’appel.

Vous pouvez toujours vous opposer à cette évaluation. La marche à suivre figure ci-dessous sous « Votre droit d’opposition ».

Une personne approuve chaque message

Un fondateur décide de vous ajouter ou non comme contact, puis approuve chaque message. Le fondateur approuve les messages de relance d’une séquence avant son lancement. Nous vous écrivons au nom d’un fondateur, et c’est un fondateur qui passe lui-même chaque appel.

Qui reçoit les données

Ces catégories de prestataires reçoivent des données de notre part :

des services qui collectent et complètent des données : récupérer des profils et de l’activité sur des réseaux professionnels, rechercher des coordonnées professionnelles et effectuer des recherches sur le web (dans l’UE et hors de l’EEE)
des fournisseurs de modèles de langage, pour l’évaluation, la note d’appel et l’outil d’IA avec lequel travaillent les fondateurs (dans l’UE et hors de l’EEE)
des services d’envoi d’e-mails, et les boîtes e-mail depuis lesquelles nous vous écrivons et dans lesquelles vos réponses arrivent (hors de l’EEE)
l’hébergement de notre base de données (les données se trouvent dans l’UE ; le prestataire est établi hors de l’EEE)
des services de stockage de fichiers et de configuration et de planification du travail (notamment hors de l’EEE)
une messagerie pour les notifications aux fondateurs (stockage dans l’UE)

Une partie de ces prestataires traite des données en dehors de l’Espace économique européen. Pour ces transferts, il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne, ou les prestataires renvoient dans leurs conditions aux clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez demander une copie de ces garanties à privacy@machinegeist.ai.

Nous ne vendons aucune donnée, et nous ne les transmettons pas à d’autres entreprises pour leurs propres finalités.

Votre droit d’opposition

Vous pouvez à tout moment, gratuitement et sans donner de raison, vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de prospection, ainsi qu’à l’évaluation par le modèle de langage qui l’accompagne. Il y a quatre façons de le faire :

répondez STOP à un e-mail de notre part (toute autre réponse nous demandant d’arrêter compte aussi)
écrivez à privacy@machinegeist.ai
utilisez le formulaire sur la page du domaine depuis lequel nous vous avons écrit
dites-le-nous pendant un appel téléphonique

Nous confirmons votre opposition par e-mail et, dans les 48 heures, nous cessons de vous contacter, que ce soit par e-mail, sur LinkedIn ou par téléphone (le délai légal est d’un mois). Nous conservons ensuite votre adresse e-mail et l’adresse de votre profil LinkedIn uniquement pour vérifier que nous ne vous contactons plus.

Si vous dites pendant un appel que nous ne pouvons plus vous appeler, nous ne vous appelons plus. Si votre profil nous revient plus tard par l’une de nos sources, le modèle de langage peut encore l’évaluer, mais cela ne mène à aucun nouveau contact.

Durée de conservation

Envois de formulaires : aussi longtemps que nécessaire pour assurer le suivi avec vous, et au maximum 24 mois après notre dernier contact.
Statistiques de visite : conservées sous forme de données agrégées et pseudonymisées tant que notre compte auprès du service de statistiques web existe.
Prospection, si nous ne vous avons jamais contacté : 12 mois après la collecte. Ensuite, nous supprimons vos données, ou nous évaluons à nouveau si vous correspondez toujours à notre offre.
Prospection, si nous vous avons contacté et que vous n’avez pas répondu : 2 ans après notre dernière tentative. Ensuite, nous supprimons vos données, ou nous les plaçons dans une archive que nous n’utilisons plus activement.
Après une opposition ou une désinscription : retrait de toute utilisation active dans les 48 heures, et au plus tard dans un délai d’un mois. Votre adresse e-mail et l’adresse de votre profil LinkedIn sont conservées sans date de fin, uniquement pour que nous ne vous contactions plus jamais. Nous n’utilisons plus vos autres données ; elles restent soumises aux durées ci-dessus, sauf si vous en demandez l’effacement.
Les sauvegardes de notre base de données sont conservées 12 semaines. Une suppression atteint donc les sauvegardes au plus tard après 12 semaines.
Après une demande d’effacement, nous supprimons les données de notre base qui ne concernent que vous. Dans notre journal des prises de contact, nous retirons votre nom et le lien vers vous, et pour un appel aussi le numéro appelé et les notes ; la date, le canal et l’entreprise y restent. Nous conservons une empreinte irréversible (un hash) de votre adresse e-mail et de l’adresse de votre profil LinkedIn, uniquement pour vous refuser si l’une de nos sources vous ramène.

Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, y compris à leur source, de les faire rectifier ou effacer, d’en limiter le traitement ou de vous y opposer, et de les recevoir dans un format portable. Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à privacy@machinegeist.ai. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Ce qu’implique un effacement est décrit ci-dessus sous « Durée de conservation ».

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be. Si vous vivez ou travaillez aux Pays-Bas, vous pouvez aussi vous adresser à l’Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Modifications de cette politique

Lorsque la manière dont Machinegeist traite les données personnelles change, nous mettons à jour cette page ainsi que la date indiquée en haut.